Le metriche per gestire la cantina del tuo locale operativamente

Compro del vino, vendo del vino, ricompro del vino. Fosse così facile gestire una cantina!

In un’epoca storica come la nostra dove la competizione è sempre più alta e l’offerta qualitativa in cucina pure, dove c’è l’imbarazzo della scelta tra le offerte di una ristorazione di qualità, avere sotto controllo gli indicatori economici diventa sempre più importante.

Nelle situazioni difficili, i dati ci aiutano a tirare la cinghia nelle parti del business con meno valore aggiunto, e quando abbiamo liquidità a disposizione, avere dati corretti e aggiornati a portata di mano ci consentono di dare la giusta priorità agli investimenti che abbiamo in mente da tempo.

Prima di vedere alcune metriche che ci aiutano nella gestione operativa del ristorante, approfondiamo alcuni concetti:

• Scegli un orizzonte temporale e mantienilo: avere dati sempre aggiornati richiede pazienza, precisione e costanza, ma paga sempre. Esistono software che semplificano la gestione e riducono il tempo da investire nella rendicontazione, ma in ogni caso la cosa più importante è la costanza: decidi se costruire un reportistica settimanale, bisettimanale o mensile, l’importante è mantenere il ritmo. Sarebbe difficile paragonare i dati di una settimana X ad un mese Y no?
• Lavora sui processi e forma il tuo personale: lavorare con i dati significa anche ordine e pulizia. Se i processi a monte per calcolare le bottiglie vendute, stoccate ed acquistate sono confusi, sarà molto faticoso mantenere una costanza nella reportistica.
• Parti dalle domande alle quali cerchi risposta: anche i dati crescono e cambiano! Costruisci un report che ti dia le informazioni necessarie alla tua attività e parti con quello. Vedrai, una volta che troverai la continuità ti verranno in mente altri spunti di analisi.
• Non solo controllo dei costi e ricavi: avere sotto mano dati di vendita dettagliati non serve solo ad analizzare cosa è andato bene e cosa è andato male in un periodo. Ti accorgerai presto che i dati possono essere una fonte di ispirazione importante per evolvere la tua offerta. Per esempio, se vedi che le vendite di una certa categoria, per esempio i rosati (stiamo scrivendo in Agosto, fa caldo, c’è voglia di rosato), sono aumentate negli ultimi 6 mesi, potresti pensare di ampliare la tua offerta.

I macro indicatori

Partiamo dagli indicatori più generici. Sono utili per avere un’idea a grandi linee della situazione, non utilissimi per analisi dettagliate per evolvere l’offerta.

1. Numero di bottiglie in cantina: sai quante bottiglie hai in cantina? E quante referenze?
2. Valore in € della cantina: sai quanto capitale hai immobilizzato in cantina?
3. Venduto: quanto vino hai venduto nel periodo che hai scelto (settimanale, bisettimanale, mensile)?
4. Venduto di vino al bicchiere: come sopra, ma per la mescita.
5. Venduto/Valore della cantina: se in un certo periodo hai venduto il 2% del valore della cantina, forse è il caso di valutare cosa potresti fare smobilizzando il capitale bloccato nella cantina. La dimensione della cantina non è solo una questione economica, ma anche una decisione commerciale. Non esiste una percentuale di rotazione corretta, basta chiedersi: ho veramente bisogno di una cantina così ampia?
6. Valore in € dell’autoconsumo: Chi non ha mai bevuto le bottiglie acquistate per il proprio locale scagli la prima pietra! Non c’è niente di sbagliato nello stappare per sé e i propri dipendenti, d’altronde bisogna pur conoscere ciò che si vende. Tuttavia è necessario sapere quanto incide l’autoconsumo sul fatturato.
7. Fatturato vino in relazione al fatturato: quanto incide il vino sul fatturato totale? Ci sono fattori stagionali che influenzano questa metrica? Il trend è in crescita? Lo stesso calcolo si può fare in relazione allo scontrino o al tavolo.

Analisi del venduto

Qui andiamo un po’ più nel dettaglio: l’obiettivo è capire esattamente cosa vendiamo. Si tratta principalmente del calcolo del venduto aggregato per diversi fattori. In generale ti consigliamo di calcolare prezzo medio a bottiglia, markup medio, ricavi netti, numero di bottiglie. Queste metriche le puoi analizzare in diversi modi:

• Vino venduto per produttore: ci sono produttori che vanno per la maggiore? Ha senso per il tuo ristorante estendere la gamma, organizzare un evento col produttore o una verticale?
• Vino venduto per categoria: vendi più rossi o più bianchi? Come vanno le bolle? Prova a dare spunti diversi ai tuoi clienti, tipo i vini rossi da abbinare al pesce.
• Vino per fascia di prezzo (e valor medio): cerca di creare 3 fasce di prezzo in base alla tua cantina e analizza il venduto per fascia. Qui la domanda strategica è: cosa posso fare per alzare lo scontrino medio? Le vendite sono coerenti rispetto al prezzo medio a bottiglia?
• Vino per distributore: un esempio a caso, Meteri. Se vedi che le vendite superano nettamente quelle di altri distributori, forse è il momento di stringere ancor di più il rapporto ed estendere la gamma. Oppure specificare ulteriormente quali sono i vini Meteri nella carta dei vini, per esempio in una sezione specifica.
• Vino venduto per paese/regione: quest’analisi ti può mostrare l’attitudine al consumo di vini del territorio per esempio, oppure se i tuoi clienti hanno un debole per la Loira.

E tu come gestisci la tua cantina? Hai già predisposto un metodo?